EL INVENTARIO MENSUAL

En uno de los primeros post, vimos la importancia para cualquier negocio de elaborar un presupuesto anual de gastos e ingresos, Esto es lo que técnicamente se llama una cuenta de explotación. Este presupuesto podemos realizarlo por medio de una sencilla herramienta de Excel en base a históricos de gastos y ventas que tengamosde ejercicios anteriores. Paralelamente a este presupuesto hemos de llevar al día otra plantilla igual en la que mes a mes reflejemoslos resultados reales de la explotación de nuestro negocio. De esta manera podremos comprobar en todo momento las posibles desviaciones que tengamos con respecto al presupuesto anual, analizar a que son debidas y aplicar medidas correctoras si procede para enderezar el rumbo. Además sus resultados nos permitirán trabajar con multitud de ratios importantísimos para la gestión de nuestro negocio.

No se trata de llevar una contabilidad profesional de cara a la presentación de cuentas con hacienda, para eso ya están los asesores fiscales, simplemente se trata de reflejar detalladamente los ingresos y los gastos para poder saber con exactitud que tanto por ciento de nuestros gastos son en materiaprima o en personal etc.

Pero para poder hacer correctamente nuestra cuenta de explotación deberemos conocertambién la cantidad deexistencias en materia prima que tenemos e nuestros almacenes, congeladores y neveras, pues para que nuestra cuenta de explotación sea los mas fiable posible este dato es fundamental.

El inventario mensual es también muy útil para saber si estamos comprando bien o mal. Por ejemplo si durante el mes de octubre hemos vendido un 15 % menos en la partida de pescados que en el mes de septiembre pero el comprobar el inventario final del mes de octubre vemos que tenemos un 5% mas de existencias que al final del mes de septiembre, esto quiere decir que es posible que las compras de pescados no se están haciendo adecuadamente. Lo importante es que gracias al inventario se nos ha encendido una luz de alarma que nos permitirá comprobar si estamos comprando mas pescado del necesario.

En el caso de que nunca hayamos realizado inventarios mensuales y queramos implantarlos en nuestra empresa, lo primero que hemos de hacer es confeccionar unlibro de compras. Para ello tendremos que recopilar las facturas y albaranes de los últimos meses y empezar a clasificar en una hoja de cálculo todos los productos que utilizamos, se puede hacer por grupos de alimentos, (carnes, pescados, verduras, etc) o por proveedores. Yo prefiero personalmente hacerlo por grupos de alimentos, pues luego a la hora del recuento me facilita bastante esa costosa tarea.A la vez que los clasificamos anotaremos su precio. En este punto hemos de tener en cuenta que los precios en algunas materias primas , sobre todo alimentos frescos suelen variar frecuentemente, por lo que habremos de actualizar los precios también frecuentemente. Hay quien opta por poner el precio mas alto para no pillarse los dedos, hay también quien saca saca una media de los precios de compra de los últimos meses y la utiliza como precio. Yo personalmente prefiero usar el primer sistema. El libro de compra es también la herramienta indispensable para que el jefe de cocina pueda hacer sus fichas de coste de platos y otras preparaciones.

Una vez terminado nuestro libro de compras, tendremos que copiarlo en una nueva hoja y añadirle los campos correspondientes a las cantidades actuales, cantidades del mes anterior, unidades de recuento etc. Si conectamos la hoja del libro de compras con la del inventario, cuando actualizamos un precio de compra, automáticamente también actualizaremos este campo en el inventario.

Ahora ya solo nos queda contar todas las mercancías y anotarlas en la hoja de cálculo.

En el caso de que solamos tener bastante producción hecha en las neveras es importante introducir en nuestro inventarío un grupo de productos elaborados, pero hemos de tener en cuenta que parasaber su precio de compra, nuestro jefe de cocina nos tendrá que facilitar su ficha de coste donde constará su coste de producción.

El inventario es por tanto una de las herramientas claves para una gestión eficaz de nuestro negocio.

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